Gráfico de Pareto no Excel: minutos parados com IA

Todo fim de mês a pergunta é a mesma: por que a linha parou tanto? A resposta está na planilha de apontamentos, só que ninguém consegue ler. O primeiro turno escreve “troca de molde”, o segundo escreve “setup p/ peça 4471”, o terceiro escreve “parou”. São a mesma causa, ou não, e o Excel trata cada texto como uma coisa diferente.

Neste guia eu mostro como sair desse apontamento em texto livre e chegar a um gráfico de Pareto no Excel que aponta qual causa custa mais minutos de máquina parada. A IA entra numa parte só: ler os textos e propor causas padronizadas. A conta fica com o Excel, e você confere o trabalho dos dois antes de levar o gráfico para a reunião.

O que é um gráfico de Pareto

O gráfico de Pareto é um gráfico de barras com as causas ordenadas da maior para a menor, somado a uma linha que mostra a porcentagem acumulada. Ele serve para decidir por onde começar: as primeiras barras são os poucos problemas que respondem pela maior parte do efeito.

O nome vem do economista Vilfredo Pareto e da ideia de que cerca de 80% das consequências vêm de 20% das causas. Trate o 80/20 como regra de bolso, não como lei. Na sua fábrica pode dar 70/30 ou 90/10. O que importa é a concentração: poucas causas pesam muito, muitas causas pesam pouco. É por isso que ele aparece, segundo a Wikipédia, entre as sete ferramentas básicas da qualidade.

Passo a passo: do apontamento em texto livre ao Pareto

O passo a passo completo está em vídeo, com a planilha aberta na tela. Vale assistir junto com o texto abaixo, que traz os pedidos para a IA escritos por extenso e as fórmulas prontas para copiar.

1. Monte a planilha com uma linha por parada

Antes de qualquer IA, a base precisa ter um formato só: cada parada ocupa uma linha. Se o seu sistema exporta um resumo por turno, volte para o apontamento original. As colunas mínimas são:

• ID: um número sequencial (1, 2, 3…). Ele é a cola entre a planilha e a resposta da IA.
• Data, turno e máquina: para filtrar depois e para achar duplicatas.
• Hora de início: ajuda a identificar o mesmo evento lançado duas vezes.
• Minutos parados: número, sem texto junto. “45 min” atrapalha a soma; use só 45.
• Apontamento: o texto livre, do jeito que o operador escreveu. Não corrija nada à mão.

Veja um exemplo de como a base costuma chegar e como ela fica no fim do processo, já com a causa padronizada:

Dados fictícios, só para ilustrar. Repare nas linhas 1 e 5: textos que não têm uma palavra em comum e descrevem a mesma causa. É esse trabalho de leitura que toma horas de um analista e que a IA faz bem.

2. Peça à IA para propor as causas (pedido 1)

Copie a coluna de ID e a coluna de apontamento e cole numa conversa nova com a IA que a sua empresa liberou para uso (ChatGPT, Claude ou Copilot). Tire nomes de pessoas do texto antes de colar. O primeiro pedido não classifica nada: ele só monta a lista de causas.

Pedido 1: “Sou analista de manutenção numa fábrica de peças plásticas injetadas. Abaixo estão apontamentos de parada de máquina escritos pelos operadores dos três turnos, um por linha, com o ID na frente. Quero montar um gráfico de Pareto de minutos parados por causa. Proponha no máximo 10 categorias de causa que cubram esses apontamentos. Use só o que está escrito nos textos: não invente causa que não aparece na lista. Para cada categoria, dê um nome curto, uma regra de uma frase dizendo o que entra nela e três IDs de exemplo.”

Leia a proposta com calma, de preferência com alguém da manutenção do lado. Esse é o momento de contar o jeito da casa: se na sua fábrica “setup” e “troca de molde” são a mesma coisa, junte; se “falta de material” precisa separar almoxarifado de fornecedor, separe. O limite de 10 existe porque um Pareto com 25 barras não ajuda ninguém a decidir.

3. Peça à IA para classificar cada linha (pedido 2)

Com a lista aprovada, faça o segundo pedido na mesma conversa. Aqui a regra mais importante é dar à IA o direito de dizer que não sabe.

Pedido 2: “Use exatamente as categorias abaixo, com estes nomes, sem criar outras: [cole a lista aprovada com as regras]. Classifique cada apontamento em uma única categoria. Quando o texto não permitir saber a causa, use ‘Sem informação’ e não tente adivinhar. Responda só com uma tabela de duas colunas, ID e Causa, uma linha por apontamento, na mesma ordem, sem pular nenhum ID e sem somar nada.”

Sem a opção “Sem informação”, a IA encaixa o apontamento “parou” em alguma causa plausível, e o seu Pareto passa a ter minutos que ninguém sabe de onde vieram. Se a base for grande, mande em lotes de algumas centenas de linhas e confira se a quantidade de IDs que voltou é a mesma que foi.

4. Traga a causa para a planilha com PROCV

Cole a tabela que a IA devolveu numa aba nova, chamada Classificacao, com o ID na coluna A e a causa na coluna B. Na planilha de apontamentos, crie a coluna “Causa padronizada” e use:

=PROCV(A2;Classificacao!$A:$B;2;FALSO)

O FALSO no último argumento exige correspondência exata do ID, como explica a documentação do PROCV. Arraste a fórmula até o fim. Se aparecer #N/D, aquele ID não voltou da IA: reclassifique essas linhas antes de seguir. No Excel 365 o PROCX faz o mesmo papel, mas o PROCV funciona em qualquer versão.

Por que não pedir para a IA devolver a planilha inteira já com a coluna nova? Porque ela pode mexer em outras colunas sem avisar, inclusive nos minutos. Com o ID e o PROCV, os seus dados originais nunca saem do lugar.

5. Confira uma amostra de 10 linhas

Filtre 10 linhas ao acaso, misturando turnos e máquinas, e leia o apontamento ao lado da causa que a IA escolheu. Faça isso com quem conhece a linha. A pergunta é simples: você classificaria igual?

• Se 9 ou 10 batem, siga.
• Se o erro se repete num tipo de texto (por exemplo, toda menção a “ajuste” foi parar em qualidade quando era mecânica), corrija a regra da categoria e refaça o pedido 2.
• Se a IA errou de forma espalhada, abra uma conversa nova e comece de novo com o contexto mais claro. Insistir na mesma conversa costuma piorar.

Essa conferência leva dez minutos e é o que separa um gráfico que se defende numa reunião de um gráfico que alguém derruba com uma pergunta.

6. Remova duplicatas com uma regra escrita

Apontamento duplicado é comum: o operador lança a parada, o líder lança de novo no fim do turno. Se isso fica na base, a causa ganha minutos em dobro. Antes de remover, escreva a regra numa célula da planilha, para quem abrir o arquivo depois. Um exemplo: “mesma máquina, mesma data e mesma hora de início = mesma parada; fica a primeira linha”.

Depois aplique: Dados > Remover Duplicatas, marcando só as colunas da regra (máquina, data e início). Não marque o texto do apontamento, porque duas pessoas descrevem a mesma parada com palavras diferentes. Guarde uma cópia da base antes de remover, para poder mostrar o que saiu.

7. Some os minutos no Excel, não na IA

A IA lê texto muito bem e faz conta mal o bastante para não valer o risco. Ela pode pular linha, arredondar ou simplesmente errar uma soma longa, e o resultado vem com a mesma segurança de uma resposta certa. Quem soma é o Excel.

Você tem dois caminhos. O mais rápido é uma tabela dinâmica: Inserir > Tabela Dinâmica, “Causa padronizada” em Linhas e “Minutos” em Valores, como Soma. O outro é montar a tabela à mão com SOMASE:

=SOMASE(Apontamentos!$H:$H;A2;Apontamentos!$F:$F)

Aqui A2 é o nome da causa, a coluna H tem a causa padronizada e a coluna F os minutos. Ao lado, calcule o percentual (=B2/SOMA($B$2:$B$9)) e o acumulado (=C2 na primeira linha e =D2+C3 nas seguintes), com a tabela ordenada do maior para o menor. O resultado fica assim:

Exemplo fictício: um mês de uma linha com quatro injetoras. A coluna “Nº de paradas” está aí de propósito; ela volta na seção sobre o erro clássico.

8. Insira o gráfico de Pareto (Excel 2016 ou mais novo)

Desde o Excel 2016 o Pareto é um tipo de gráfico nativo. Selecione só as duas colunas que interessam, causa e minutos, e siga a rota:

1. Guia Inserir.
2. Ícone Inserir Gráfico Estatístico (o que tem desenho de histograma).
3. Na seção Histograma, escolha Pareto.

O Excel ordena as barras do maior para o menor e desenha a linha de porcentagem acumulada sozinho, como descreve o suporte da Microsoft. Dê um título que diga a unidade, por exemplo “Minutos parados por causa, linha 2, março”. Um cuidado: se você selecionar só a coluna de causa, sem os minutos, o gráfico passa a contar linhas, ou seja, número de paradas. Confira sempre o eixo antes de apresentar.

9. No Excel 2013 ou anterior, monte o Pareto à mão

Versões antigas não têm o tipo Pareto, mas o gráfico sai do mesmo jeito com barras e linha:

1. Use a tabela do passo 7, já ordenada do maior para o menor (Dados > Classificar, por minutos, decrescente).
2. Selecione as colunas causa, minutos e % acumulado.
3. Inserir > Coluna > Coluna Agrupada.
4. Clique com o botão direito na série de % acumulado e escolha Alterar Tipo de Gráfico de Série. Mude para Linha com Marcadores e marque Eixo Secundário. No Excel 2010, a opção de eixo fica em Formatar Série de Dados.
5. Formate o eixo secundário com mínimo 0 e máximo 1 (100%), para a linha terminar no topo.
6. Se quiser o visual clássico, reduza a largura do espaçamento entre as barras.

Esse caminho manual também resolve quando você precisa de um rótulo ou de uma cor que o gráfico nativo não deixa mudar.

Pareto por minutos x por número de paradas

Este é o erro clássico, e ele muda a decisão. Olhe de novo a tabela do passo 7. Se o Pareto fosse por número de paradas, a primeira barra seria falha elétrica, com 48 das 140 ocorrências. O plano de ação iria para a elétrica, e a linha continuaria perdendo quase o mesmo tempo.

Por minutos, a história é outra. As 48 paradas elétricas somam 432 minutos, cerca de 9 minutos cada. As 14 trocas de ferramenta somam 1.680 minutos, duas horas cada. A troca de ferramenta, sozinha, tira da linha quatro vezes mais tempo que a elétrica.

Contar paradas mede incômodo: a máquina que para toda hora irrita o turno e aparece em todas as conversas. Somar minutos mede o que a fábrica perde em capacidade, e é isso que pesa na disponibilidade e, por consequência, no OEE. Se você acompanha esses números, o guia de indicadores de eficiência operacional mostra como o tempo parado entra no cálculo.

Há casos em que a contagem faz sentido, como paradas por segurança ou microparadas que derrubam a qualidade a cada religada. Aí monte os dois gráficos lado a lado e deixe claro qual unidade cada um usa. O que não pode é misturar as duas leituras no mesmo slide.

Como ler o gráfico de Pareto

Leia da esquerda para a direita, em três olhadas:

• A primeira barra. É a causa que mais custa. No exemplo, troca de ferramenta, com 35% dos minutos. Comece por ela.
• Onde a linha acumulada perde fôlego. No exemplo, três causas somam 76% e quatro chegam a 85%. Dali em diante cada barra acrescenta pouco. Esse joelho da curva separa os poucos vitais dos muitos triviais; não procure o 80% exato.
• O tamanho de “Sem informação”. Com 3%, tudo bem. Se fosse a primeira ou a segunda barra, o problema não estaria na máquina, e sim no apontamento. A primeira ação seria mudar o formulário do operador.

Atacar a primeira barra não quer dizer resolver tudo dela. Quer dizer abrir a causa em detalhe. Filtre só as linhas de troca de ferramenta e faça um segundo Pareto, agora por máquina ou por produto. Muitas vezes a primeira barra se concentra numa injetora ou num molde, e aí o plano fica específico. Para chegar à raiz, o mapeamento de gargalos com quem executa a tarefa costuma mostrar o que a planilha não mostra, como a chave que nunca está no lugar.

Depois da ação, repita o Pareto com o mês seguinte, com as mesmas categorias. Se a barra de troca de ferramenta caiu e outra subiu para o primeiro lugar, o método funcionou e você já sabe o próximo alvo.

Diagrama de Pareto: mesmo gráfico, outro nome

Diagrama de Pareto, gráfico de Pareto e análise de Pareto descrevem a mesma coisa: barras decrescentes e linha acumulada. “Diagrama” é o termo mais comum em material de qualidade e em programas de melhoria contínua; “gráfico” aparece mais em tutoriais de Excel. O guia do IHI resume o uso: ordenar os fatores pelo tamanho do efeito para concentrar o esforço nos poucos vitais.

O mesmo passo a passo serve para reclamação de cliente, não conformidade por defeito, devolução por motivo ou ocorrência por fornecedor. Numa indústria que a Artemis atendeu, as reclamações de qualidade eram registradas em texto livre; padronizadas com IA, viraram um Pareto dos maiores problemas e outro dos fornecedores que os causavam. A técnica é a mesma deste guia, com outro texto na coluna de apontamento. O guia sobre IA para processar documentos mostra o passo seguinte, quando o texto vem em PDF ou e-mail e não numa planilha.

Quando não usar o Pareto

• Base pequena. Com poucos dias de apontamento, uma parada longa e rara domina o gráfico. Junte um período que represente a rotina, ou olhe o evento isolado como o que ele é.
• Categorias que misturam causa e sintoma. “Máquina parada” e “falta de material” na mesma lista fazem o gráfico comparar coisas de natureza diferente. Volte ao pedido 1.
• Quando a pergunta é sobre tendência. O Pareto mostra a foto de um período. Para saber se a parada está aumentando semana a semana, use um gráfico de linha no tempo.
• Quando a gravidade não cabe no número. Um quase acidente com dois minutos de parada não pode ficar no fim da fila por ser uma barra pequena. Segurança tem tratamento próprio.
• Quando “Sem informação” lidera. O gráfico está dizendo que a base não serve ainda. Corrija o apontamento antes de tirar conclusões.

Perguntas frequentes

Como ler um gráfico de Pareto?

Comece pela barra mais alta, à esquerda: é a causa que mais pesa no resultado. Depois acompanhe a linha de porcentagem acumulada e veja em que ponto ela começa a subir devagar; as causas antes desse ponto são as que merecem ação agora. Por último, confira a unidade do eixo vertical. Um Pareto de minutos e um Pareto de ocorrências da mesma base podem apontar causas diferentes, e a leitura só vale para a unidade escolhida.

Como calcular um Pareto?

Some o valor de cada causa (minutos, custo ou quantidade), ordene da maior para a menor e calcule o percentual de cada uma sobre o total. Em seguida, faça o acumulado: o primeiro percentual, depois ele somado ao segundo, e assim por diante até chegar a 100%. No Excel, uma tabela dinâmica ou a função SOMASE faz a soma por causa, e duas fórmulas simples resolvem o percentual e o acumulado. Com essa tabela pronta, o gráfico é só a etapa final.

Como calcular 80/20 no Excel?

Crie a coluna de porcentagem acumulada com a tabela ordenada do maior para o menor e marque as causas que ficam até cerca de 80%. Uma fórmula como =SE(D2<=0,8;"Vital";"Trivial") faz a marcação automática. Inclua também a primeira causa que cruza a linha dos 80%, porque é ela que leva o acumulado até lá. Lembre que 80/20 é referência: se três causas somam 76%, o recorte prático são essas três.

Como fazer um gráfico de Pareto no Google Planilhas?

O Google Planilhas não tem um tipo de gráfico Pareto pronto, como o Excel. A saída é montar à mão: faça a tabela por causa já ordenada, com a coluna de porcentagem acumulada, selecione causa, valor e acumulado e insira um gráfico de combinação. Configure o valor como colunas e o acumulado como linha, no eixo da direita, com máximo de 100%. O resultado é o mesmo gráfico, só exige refazer a ordenação quando os dados mudam.

Para que serve o gráfico de Pareto?

Serve para decidir prioridade quando há muitas causas e pouco tempo para atacar todas. Ele mostra quais poucas causas concentram a maior parte das perdas, seja tempo parado, refugo, reclamação ou custo. Na indústria, é usado em manutenção, qualidade, logística e compras, e depois da ação serve também para medir: refazendo o gráfico no período seguinte, com as mesmas categorias, fica claro se a barra que você atacou realmente encolheu.

Precisa de ajuda com isso?

Se os seus apontamentos de parada, reclamações ou não conformidades estão em texto livre e ninguém tem tempo de ler, dá para padronizar com IA e manter a conta no Excel ou no sistema, com alguém conferindo. A Artemis faz uma conversa sem custo para mapear o processo com quem faz o apontamento e mostrar por onde começar.